公司行政管理制度包含哪些
公司行政管理系统
(a)一般规则
第一条为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,规范和制度化各项管理,提高工作效率,特制定本规定。
第二条本规定所称行政事务包括档案管理、印章管理、公文印刷管理、办公及劳保用品管理、仓库管理、报刊及邮政管理等。
(2)文件管理
第三条备案范围:
公司的规划、年度计划、统计数据、科技、财务审计、劳动工资、经营状况,*文件、会议纪要、决议、决定、任命书、协议、合同、项目计划、通知、通知等具有参考价值的文件。
第四条档案管理应指定专人负责,职责明确,确保原始资料和文件的完整性,确保涉密档案的安全。
第五条借阅档案:
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任可以通过档案管理人员借阅非涉密档案,直接归档;
2.公司其他人员需要借阅档案时,应经主管副总经理批准,并办理借阅手续;
3.借阅文件必须妥善保管,保持整洁。严禁涂改。注意安全和保密。严禁擅自转载、复制、出借或丢失。如果工作确实需要摘抄,所有涉密文件必须经总经理批准摘抄。内部档案一般只有总经理室主任批准后才能提取复制。
第六条销毁档案:
1.任何组织和个人无权私自销毁公司档案;
2.按规定需要销毁的,所有涉密档案经总经理批准后方可销毁,一般内部档案经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.公司文件被批准销毁。档案人员应认真填写和准备销毁清单,并有专人监督销毁。(3)印章管理
第七条公司印章由总经理办公室主任保管。
第八条公司印章的使用应由主管副总经理签字认可,并由印章管理人盖章。违反本规定的,由直接责任人承担后果。
第九条公司对外发布的所有介绍信、说明及任何官方文件,凡需加盖公章的,均应统一编号,并登记备查和存档。
第十条公司一般不允许出具空白介绍信,证明因工作需要或其他特殊情况需要出具的,必须经主管副总经理签字批准。当你带着空白介绍信下班回来,一定要向公司汇报介绍信的用途。未使用的信件必须退回。
第十一条审批人应对盖章后出现的任何意外情况负责。
(4)公文打印管理
第十二条总经理办公室负责打印公司公文。
第十三条各部门、办公室印制的公文或其他材料,必须由部门负责人签字,并提交计算机部门印制。
第十四条所有打印的正式文件和公司各部门、办公室的文件必须一式三份,并报总经理办公室备案。
(五)办公和劳保用品的管理
第十五条办公用品的采购和发放:
1.每月月底前,各部门负责人将制定本部门所需的办公用品计划,并提交给总经理办公室;
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划和预算;经主管副总经理批准后,负责购买后勤办公用品,并根据实际工作需要,有计划地分配到各个部门和办公室。由部门主管签字领取;
3.除了正常分布之外
7.办公用品的管理必须文明、整洁,注意安全、防火、防盗,严格遵守规章制度,非工作人员不准进入仓库。
第十六条劳动保护用品的购买和发放:
劳保用品的发放由总经理办公室根据各部门、办公室的实际工作需要统一采购发放。
(6)仓库管理
第十七条仓库材料必须按分类、品种、规格、型号分别存放,建立帐卡。
第十八条采购人员采购的货物必须附有证明和收据。领取门票时,应当面清点数量,并检查包装的完整性。如果发现任何短缺或损坏,应立即打开包装并清点数量。如发现实物与入库单数量、规格不符,保管员应向发货人提出,并通知相关责任人。
第十九条材料入库后,应每日填写帐卡。
第20条严格执行入库手续,材料必须经公司办公室主任批准后才能出库。
第二十一条仓库物资一般不能出库,特殊情况必须经总经理或副总经理批准,办理出库手续。
第二十二条严格管理计费信息,所有账册、票据填写整齐、清晰、计算准确,不得随意涂改。
第二十三条仓库内不准吸烟,不准无关人员进入,仓库必须配备消防设施,防止火灾、盗窃和受潮。
(七)报纸和邮政管理
第二十四条报刊管理人员应根据公司要求,每半年制定订阅报刊的计划和预算,并负责办理相关订阅手续。
第二十五条报纸管理人员负责每天检索报纸、期刊,进行加工、分类、登记,并分别发送给有关部门。经相关部门处理后,一周内退回办公室,由报社管理人员统一保管归档。第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用。如需办理,须经总经理室主任批准。
(8)补充规定
第二十七条公司办公室负责向各部门发送信件和邮件。
(a)私人信件,全部自费盖章、送交办公室或寄往邮局。
(二)所有公开的信件和邮件未密封的,由寄件人和收件人登记,统一密封,并寄出;
(三)管控各类挂号信。凡因公需要登记的,须经各部门、办事处主任批准,经总经理办公室登记后方可邮寄。
第二十八条随着公司的发展,如有本规定未尽事宜或部分条款不适应工作需要,各部门可向总经理办公室提出修改意见,经研究后报总经理批准。
第二十九条本规定由总经理办公室负责解释。